6 Tips voor congresorganisatoren: Laat je bezoekers jou en elkaar vinden, ter plekke, vantevoren en achteraf

Het is me al vaker overkomen: Terwijl ik mijn tas pakte om naar een congres of bijeenkomst te gaan dacht ik bij mezelf ‘wat zou het handig zijn om van tevoren al te weten wie daar ook aanwezig zijn’. Dat vergemakkelijkt het met elkaar afspreken als je elkaar al kent en ook het met elkaar kennismaken. Met andere woorden, dat zorgt voor elkaar vinden en beperkt het tijdrovende zoeken.

Mensen vinden immers over het algemeen al liever dan dat ze zoeken maar dat is zeker zo als ze op een congresdag maar weinig tijd tussen alle presentaties door hebben. Vreemd eigenlijk dat dat zo is, want keer op keer blijkt uit onderzoek dat mensen een congresbezoek niet alleen gebruiken om bijgepraat te worden over de laatste ontwikkelingen in hun vakgebied maar vooral om zelf even bij te praten met vakgenoten.

Dus wat zou ik doen als ik een congres zou organiseren?

Ik zou ernaar streven om mijn congres een vindplaats te laten zijn en ik zou er om te beginnen voor zorgen dat:

1. Bezoekers elkaar vantevoren maar ook achteraf nog (terug) kunnen vinden door een voortdurend bijgewerkte deelnemerslijst te publiceren, op de website van het congres en elders online op logsiche plekken. Dat kan bijvoorbeeld door een groep als deze aan te maken op LinkedIn
2. Deze website(s) in elk geval goed mobiel bereikbaar te laten zijn zodat bezoekers hem onderweg naar het congres cq ter plekke via hun mobiel nog kunnen raadplegen
3. Op sites als delicious (social bookmarking), flickr en twitter een zogenaamde ‘hasthag‘ aan te maken en deze kenbaar te maken aan bezoekers die wetenswaardigheden over het congres met elkaar willen delen (ook weer vooraf, ter plekke en achteraf
4. Bezoekers bij inschrijving ook vragen naar hun twitternaam en die vermelden op de bezoekersbadges. Twitternamen zijn vaak net even anders dan de voor-en achternaam van iemand en het komt regelmatig voor dat je iemand alleen maar bij zijn twitternaam kent. Zo heet ik zelf op twitter @fackeldeyfinds
5. De te geven presentaties vantevoren al ook op slideshare bij elkaar gezet worden en dat deze ook elders eenvoudig te plaatsen zijn zodat bezoekers die dat willen ze op hun eigen site/blog kunnen plaatsen om aan de hand daarvan een verslag te schrijven over het congres
6. Op het congres gemaakte foto’s terug te vinden zijn in een flickr-groep of in elk geval op flickr met de daaraan gekoppelde ‘hashtag’ want ook dat is een manier om je ervaringen als congresbezoeker met anderen te delen

Dit zijn ‘maar’ 6 tips en ik weet dat deze lijst veel langer zou kunnen zijn maar het lijkt me voor de gemiddelde congresorganisator wel even genoeg om mee te beginnen. En mocht die om meer werk verlegen zitten, dan verwijs ik graag naar mijn eerdere blogposts met andere ongevraagde adviezen aan de congresbranche: Stop de panels en Geef hier die muis

•